Képzeljük el, hogy prezentációt kell készítenünk egy fél éve bevezetett termék eladási mutatóiról. Vagy egy részleg átszervezésének hatásairól. Esetleg egy gyártási folyamat átalakítása előtt állunk, és ezt kell elemeznünk. Az eredményeket egy értekezleten be kell mutatnunk a menedzsmentnek, hogy dönthessen a továbbiakról. Hogyan prezentáljuk a számokat, az alternatívákat?
A feladat nehéz, és sokak számára félelmetes is. Hiszen ki szereti, ha ki kell állnia a főnökei elé, hogy beszéljen egy bonyolult témáról, amely némelyeknek nehezen érthető, és érdekeket is sérthet? Íme néhány tipp, hogy elfelejtsük a stresszt, és elismerést váltsunk ki a vállalati vezetőkből.
Hallhattunk már arról, hogy a hatalmi pozícióban lévő, magabiztos emberek a testtartásukkal nagy területet igyekeznek elfoglalni. Szétvetik a lábukat, kitárják a karjukat, csípőre teszik a kezüket stb. Akik viszont gyengének érzik magukat, összehúzzák magukat kicsire. Görnyedtek, összeszorítják a térdüket, maguk elé vonják a karjukat. A jó hír az, hogy nem csak a lelkiállapot befolyásolja a testtartást, hanem a testtartás is a lelkiállapotot! Amy Cuddy amerikai szociálpszichológus kísérlete bebizonyította ezt. Munkatársával, Dana Carney-vel arra kértek embereket, hogy 2 percre vegyenek fel hatalmi testtartást, illetve alárendelt testtartást, s előtte-utána megmérték a tesztoszteron és a kortizol szintjüket. Előbbi domináns, magabiztos embereknél magas, utóbbi a nyugodt, nem izguló embereknél alacsony. A hatalmi pozíciót felvevő kísérleti személyeknél 2 perc után 20 százalékot emelkedett a tesztoszteron, míg a gyengék pozícióját felvevőknél 10 százalékot csökkent. Ugyanakkor a kortizol a hatalmi pozíciót felvevő embereknél 25 százalékkal csökkent, a gyengék pozícióját felvevőknél pedig 15 százalékkal nőtt. Márpedig ha prezentálunk, pont erre van szükségünk: magabiztos, nyugodt lelkiállapotra. Tehát a prezentációnk előtt zárkózzunk be valahová 2 percre – ha van saját irodánk, akkor oda, ha nincs, akkor a mosdóba – álljunk terpeszbe és emeljük V alakban magasra a karunkat, mint azok, akik épp megnyertek egy futóversenyt
Tina Glenvik előadóművész, a Göteborgi Egyetem tanára további trükköket javasol. Ő is fontosnak tartja a hatalmi testtartást, azt indítványozza, hogy a prezentációnk közben ilyet vegyünk fel. Persze, nem emelhetjük magasba a karunkat, de kiegyenesedhetünk, tehetünk széles gesztusokat. E mellett lélegezzünk mélyen, képzeljük el, hogy egy hatalmas cselló vagyunk, s ebben a hatalmas csellóban rezonál a hangunk! Ha így teszünk, a hangunk valóban mélyebb lesz – mint a magabiztos embereké. Tina Glenvik harmadik javaslata az, hogy adjunk magunknak időt! Beszéljünk és mozogjunk lassabban – a magabiztos emberek így szokták. A titok itt is az, hogy a testünk visszahat a lelkiállapotunkra. Kezdetben ezek a trükkök csak a külső szemlélő számára rejtik el az idegességünket, de ha már sokadszorra csináljuk, egyszer csak azt vesszük észre, hogy valóban magabiztossá váltunk.
Nem csak a testtartásunk sugallhatja azt a közönségünknek, hogy magabiztosak vagyunk – azaz tudjuk, mit beszélünk -, hanem az is, ha a szemükbe nézünk. Persze, ezt sem könnyű megtenni, különösen, ha a vállalat vezetőiről van szó. Ha tehát nekünk ez még nem megy, akkor nézzük a homlokukat! Az érintett ugyan tudni fogja, hogy nem a szemébe nézünk, de a körülötte ülők számára úgy fog tűnni, hogy igen. És ez a magabiztosságunkat húzza majd alá.
Ha csupa öltönyös, kosztümös ember előtt beszélünk a szürke, kikönyökölt pulóverünkben, akkor ordít, hogy nem vagyunk egyenrangúak. De egy laza IT cégnél az ellenkezője is előfordulhat – a vezetők farmeres csapatát nem célszerű jelentősen túlöltözni. Gondoljuk tehát el, hogyan öltözik a közönségünk, és közelítsünk ahhoz. Csak közelítsünk, ne másoljunk! Természetesen nem kell ugyanolyan drága, méretre szabott öltönyt, kosztümöt csináltatnunk, mint amilyen a vezérigazgató(nő)nek van, és ha a vezér szakadt farmerben jár, azt sem kell kopíroznunk. De a stílus, a hangulat legyen hasonló. És mindenképp olyan öltözékben legyünk, amelyben jól érezzük magunkat!
Chris Anderson, a TED konferenciák kurátora azt javasolja, hogy a gyakorlatlan előadók már hat-kilenc hónappal az előadásuk előtt kezdjenek el készülni a fellépésükre. Sőt, ha van rá idő, tanulják meg kívülről a szöveget. Ez persze egy normál vállalati prezentáció esetében erős túlzás, és nem is valósítható meg, de jelzi a gyakorlás fontosságát. Álljunk tehát a tükör elé, és próbáljuk el a prezentációnkat! Figyeljük a testtartásunkat, a hangunkat, mérjük az időt! Próbáljuk fel azt az öltözéket is, amelyet az előadáshoz kiválasztottunk. Bármennyire megfelelő lenne is, ha kihíztuk / lóg rajtunk, keressünk helyette másikat.
Hiába hoztuk magunkat magabiztos lelkiállapotba a 2 perces hatalmi testtartással, a megfelelő öltözékkel és a gyakorlással, ez egy pillanat alatt elillanhat, ha nem működik a prezentációnk bemutatásához használt technika. Ezért még az ismerős tárgyalókban is próbáljuk ki a technikát, ha meg egy szokatlan terembe kell mennünk, akkor különösen. Ha esetleg több prezentáció között nem elsőként szerepelünk, akkor ne legyünk restek, és még a szeánsz megkezdése előtt zarándokoljunk el a helyszínre, s próbáljuk ki, hogy a technika működik-e a mi laptopunkkal, USB-nkkel vagy emailen előre elküldött diáinkkal.
Controllerként sokszor kell olyan számokat prezentálnunk, amelyek egyik vagy másik társosztály számára nem kedvezőek. Ilyenkor az a helyes, ha felvesszük a kapcsolatot a részleg vezetőivel még azelőtt, hogy prezentálnánk a cégvezetésnek, és felajánljuk, hogy segítünk az adatok kommentálásában és a megfelelő intézkedések kialakításában. Ha a bajból kivezető úttal együtt prezentáljuk a rossz számokat, akkor az adott részlegért felelős felső vezető is olyan színben tűnik fel a kollégái előtt, mint aki gyorsan megoldja a problémákat. És ez a szövetségesünkké teszi őt.
Mindig gondoljunk arra, hogy kiknek beszélünk, és ennek megfelelő szavakat használjunk. Mi sem feltétlen értjük, ha a HR-es érzelmi intelligencia helyett EQ-t, a marketinges keresőoptimalizálás helyett SEO-t vagy bárki más a személyi asszisztens helyett PA-t mond. Márpedig valamit nem érteni kényelmetlen dolog, és a főnökeinket nem célszerű kényelmetlen helyzetbe hozni. Nem azt a következtetést fogják levonni, hogy mi milyen jól uraljuk a szakmánkat, hanem azt, hogy idegesítőek vagyunk.
A 10/20/30-as szabályt Guy Kawasaki amerikai kockázati tőkebefektető állította fel. Ez annyit tesz, hogy a Power Point prezentációnk ne tartalmazzon 10-nél több diát, elmondása ne tartson tovább 20 percnél és a betűk érjenek el legalább 30-as méretet. Kawasaki a befektetést kereső startup cégek prezentációin okulva állította fel a szabályt, de érvei mások számára is megfontolásra érdemesek. Ne próbáljunk túl sok mindent belegyömöszölni a prezentációnkba, hanem a fontos gondolatokra koncentráljunk! Az előadás időben se legyen hosszú (vállalti prezentációnál a 20 perc is túl sok lehet), így marad idő annak megbeszélésére. A 30-as betűméret megint csak abban segít, hogy a diákra kizárólag a lényeg kerülhessen fel.
A szakmai tartalom, az érvek megfelelő strukturálása kulcsszerepet játszik a sikerben. Fontos az is, hogy a prezentáció érdekes legyen. Különösen az elején. És vajon mi érdekli a leginkább a vállalati vezetőket? Természetesen az, ami miatt meg akarják hallgatni a beszámolónkat, mondjuk a negyedévi teljesítmény, az értékesítés alakulása vagy a logisztikai költségek lefaragása. Tehát a témánkat legjobban összegző dologgal kezdjünk, s ebből kiindulva, egy logikai lánc mentén építsük fel a beszámolónkat. Ez adja majd a prezentáció struktúráját. Tegyük fel magunknak a kérdést: mit szeretnék elmondani a menedzsmentnek? Miután összeszedtük a fő üzeneteket, támasszuk alá ezeket érvekkel, adatokkal, számításokkal. Így lesznek meggyőzőek az állításaink. Csattanó is legyen a történet végén, azaz vonjuk le a következtetéseket.
Azokat a gondolatokat, amelyeket a ppt-nk kiegészítéseként el szeretnénk mondani, vázlatpontokba szedve írjuk fel magunknak egy lapra. Ez nem csak ahhoz segítség, hogy ne felejtsünk ki semmit, de arra is jó, hogy lefoglaljuk vele a kezünket. Az egyik kezünkben a vázlatot tartjuk, s időnként magunk elé emeljük, a másikkal meg a diákat léptetjük. Így nem áll fenn az a veszély, hogy csak lógatjuk a kezünket, vagy éppen zsebre dugjuk.
Agyunk hatvanezerszer gyorsabban dolgozza fel a képeket, mint a szövegeket. Ezért prezentáció esetén felejtsük el az áttekinthetetlen excel táblákat, helyettük használjunk korszerű vizualizációs eszközöket! Vannak olyan interaktív, könnyen frissíthető adatvizualizációs és -elemző eszközök (SAP Lumira, Tableau, Microsoft Power View), valamint egylapos adatvizualizációs eszközök (SAP Dashboard Design), amelyek képesek infografika jellegű ábrázolásra. Ilyen eszközökkel akár valós idejű vállalati adatokat is tudunk mutatni, ami nem csak célszerű, de nagyon elegáns is. Ha viszont még nem tudjuk biztonságosan kezelni ezeket az eszközöket, maradjunk az egyszerű ábráknál. De azok legyenek beszédesek!
Bármilyen logikusan építettük is fel a mondandónkat, a vezetők kíváncsiak lesznek egyes részletekre. Ezért már felkészülés közben gondoljunk arra is, hogy milyen kérdéseket kaphatunk, s ezeket magunkban válaszoljuk is meg. Ha pedig már ott tartunk, hogy tényleg elhangzanak a kérdések, figyeljünk oda rájuk. Ez nehéz, hiszen épp túl vagyunk a beszámolónkon, annak gondolatai kavarognak a fejünkben. Ha nem értjük pontosan a kérdést, nyugodtan kérdezzünk vissza. „Jól értem-e, hogy…” Ha értjük a kérdést, de nehéz a válasz, mondjuk azt, hogy „Örülök ennek a kérdésnek, mert…”, és fejtsük ki, miért bonyolult a helyzet. Mindig igyekezzünk tömören, lényegre törően válaszolni! Nem kell válasz címén egy második prezentációt tartanunk.
Mindig egy kicsit rövidebbre tervezzük a prezentációnkat, mint amennyi időt kaptunk rá. Így kisebb valószínűséggel lépjük majd túl azt. Ha van a tárgyalóban óra, időnként pillantsunk rá, ha nincs, akkor tegyük ki magunk elé az asztalra a karóránkat. A vázlatunkra meg írjuk fel, hogy hányadik percnél melyik pontnál kell tartanunk, s ha szükséges, egy kicsit gyorsítsunk.
Megszólalás előtt célszerű felmelegíteni a hangszálainkat. Melegíthetnénk teával vagy kávéval is, ám mivel a prezentáció miatt izgulunk, ez nem célszerű. A testünk ugyanis ilyenkor adrenalint termel, s koffein tartalma miatt mind a tea, mind a kávé a kelleténél tovább a vérkeringésünkben tartja az adrenalint. Ne igyunk tejet sem, mert a benne lévő protein besűríti a nyálat, ami krákogásra ingerel – pont a prezentáció közben. Maradjunk tehát a meleg víznél!
