Múlt heti posztomban azt javasoltam, hogy a hatékony beszerzést 4 dimenzió mentén építsük fel:

• Stratégia és célok
• Szervezet és működésmód

• A beszerzők kompetenciái és motiválásuk

• Teljesítménymérés

Lássuk, hogy miért, és hogyan?

A beszerzés stratégiájának és céljainak
illeszkedni kell az adott vállalat stratégiájához és céljaihoz. Fontos eldönteni, mi a beszerzés jövőképe és az abból levezethető stratégiája. A jövőkép – jól működő beszerzés esetében – mindenképpen a „lehető legnagyobb hozzájárulás és részvétel a vállalat értékteremtésében” gondolat mentén definiálható. Ehhez a stratégiát – az odavezető utat – rövid és középtávon is érdemes kialakítani, s a vállalat stratégiájához kell illeszteni. Például, ha adott évben vagy években egy „zászlóshajó” termék vagy szolgáltatás jelenti a vállalat legnagyobb bevételi, illetve eredménytermelő potenciálját, akkor a beszerzésnek e termék vagy szolgáltatás alkotóelemeit és folyamatait kell támogatni. Ez nem jelenti feltétlenül, hogy itt kell a legnagyobb megtakarítást elérni, mivel a termék vagy szolgáltatás esetében az ellátás gyorsasága és biztonsága adott esetben nagyobb érték tud lenni, mint akár 5-10%-kal alacsonyabb árak.

A szervezet és a működésmód
az egyik eszköz a hatékony beszerzés megvalósításához. A vállalatok – tradicionálisan – teljesen decentralizált beszerzéssel kezdenek működni. Ma is van még ilyen. Így azonban „sok bába közt elvész a gyerek”, azaz soha nem lehet világos képet kapni arról, mire és mennyit költ a vállalat. Dönteni kell abban, hogy látni akarja-e a vezetés egy helyen – egy felelősségben – a vállalat vagy vállalatcsoport teljes beszerzési tevékenységét. Ekkor már alapvetően centralizált beszerzésről beszélünk, és ott van rá leginkább szükség, ahol a piac csak nagyon kis profitmarginon való működést tesz lehetővé. Hiába azonban egy ilyen „óhaj”, ha a vállalat vagy vállalatcsoport – különböző okokból – még nem „érett” a teljes centralizálásra, vagy még van azért „elég” profit. Az utóbbi évtizedben gyakori a két modell vegyes alkalmazása, az úgynevezett központ által irányított – center led – beszerzési működési modell. Ez a modell igyekszik a decentralizált és centralizált modellek előnyeit egyesíteni, azaz az egyes részlegek, vállalatcsoport tagok viszonylagos önállósága mellett a központ által meghatározott módon definiálni a beszerzések végrehajtásának keretrendszerét, és e szerint működtetni a beszerzéseket.

A beszerzők kompetenciái és motiválásuk
kritikus sikertényező a jól működő beszerzéshez. Ma a best performer beszerzési szervezeteknél szétválasztották a stratégiai és az operatív beszerzési feladatokat. A stratégiai beszerzők esetében egészen más kompetenciákra van szükség, mint az operatív beszerzőknél. Míg előbbieknél a jó „sakkjátékos”, a stratéga, a divergens gondolkodás, a kiemelkedő elemző képesség, addig utóbbinál az ügyfélközpontúság, a monotonitást tűrő képesség és a türelem az a néhány kompetencia, amelyet említenék. Ezek a képességek mérhetők és fejleszthetők is. A motivációs eszközöket is a kompetenciákhoz kell illeszteni. A jó teljesítményt nem csak anyagi eszközökkel lehet elérni. Sokszor egy-egy jó beszélgetés, az állandó és pontos – adott, konkrét esethez köthető – visszacsatolás ezerszer többet ér, mint egy fizetésemelés vagy a bónusz megnövelése.

A teljesítménymérés
elengedhetetlen a kimagasló teljesítmény eléréséhez. Célszerű a Balanced Scorecard (BSC) módszertan alkalmazása. Manapság kezd elterjedni a BSC-re épülő, ahhoz képest egy további aspektust is figyelembe vevő Teljesítmény Prizma (Performance Prism) megközelítés is. A teljesítmény mérése során célszerű végiggondolni, hogy a beszerzési szervezeten belüli teljesítményre vonatkozó információ igény mellett a szervezeten kívüli információ igényeket mi módon, milyen gyakorisággal szeretnénk biztosítani. A vállalat gazdasági vezetőjét inkább a BSC pénzügyi mutatói, míg a kiszolgált belső ügyfeleket a folyamati mutatók fogják a leginkább érdekelni.

Látható, hogy az igazán jó – a vállalat értékteremtő képességét támogató – beszerzés 4 alapvető dimenzióra épülő működésmódjának felépítéséhez és működtetéséhez számos részlet és megfontolás kidolgozása és végigvitele szükséges. Ez a folyamat kitartó és következetes munkát igényel – de az eredmény nem marad el.