“Példás” poszt az integrált projektcontrollingról

Szatmári Johanna
2015. március 19.

A vállalatok számára a projektmenedzsment eszközök alkalmazása nem hordoz szakmai, módszertani kihívásokat. Nem lehet újat mondani tanácsadóként azzal, hogy készüljön projektterv vagy éppen vonalas ütemterv, de azzal sem, hogy tervezzük meg az erőforrásokat, és egy kellően informatív riporttal rendszeresen tájékoztassuk a vezetőket a projekt előrehaladásáról.

A vállalatok számára a projektmenedzsment eszközök alkalmazása nem hordoz szakmai, módszertani kihívásokat. Nem lehet újat mondani tanácsadóként azzal, hogy készüljön projektterv vagy éppen vonalas ütemterv, de azzal sem, hogy tervezzük meg az erőforrásokat, és egy kellően informatív riporttal rendszeresen tájékoztassuk a vezetőket a projekt előrehaladásáról.

A projektcontrolling a projektmenedzser számára inkább a saját projektjének kontrollálását, az afölötti őrködést jelenti, míg a controller számára a projektek beillesztését a controlling eszköztárba és folyamatokba .

Kérdés, vajon okozhatja-e ez a kétféle rátekintés azt, hogy nem ugyanúgy ítéli meg a két szakember az adott projektet?
Igen.
A lentiekben egy képzeletbeli párbeszéd olvasható – akár ki nem mondott szavakkal. A projektmenedzser méltán büszke jó pár elvégzett feladatra, míg a controller magában kontráz, sorolva a hibákat és hiányosságokat:

PM (projektmenedzser): „Elkészítettem a projekttervet, hogy a vezetők jóvá tudják hagyni a projektet. Sőt! Még megtérülés-számítást is készítettem.”

PC (projekt controller): „persze, hogy készült projektterv, de a jóváhagyás óta eléggé elmásztak az árfolyamok, és az üzleti tervbe más számok kerültek be, mint amit a jóváhagyott projekttervben láttak a vezetők.”

PM: „Csináltam részletes vonalas ütemtervet.”

PC: “Ajaj, nem is egyet, vagy 12 fájlt találtam a fájlkönyvtárban. Nem is tudtam magamtól kitalálni, hogy melyik az eredeti terv, és a legutolsó módosítás.”

PM: „Beszéltem az összes érintett vezetővel, hivatalosan is elkértem a kollégákat a projektre, és személyesen beszéltem meg velük, hogy melyik projektszakaszban milyen feladat vár rájuk.”

PC: „Azt bezzeg nem egyeztette a másik két projektmenedzserrel, hogy a speciális diagnosztikai berendezést ne mindegyikük ugyanazon a héten akarja használni, hiszen csak 1 darab ilyenünk van.”

PM: „Én mindig tudom, hol tartanak a projektre a kifizetések, hiszen csak én írhatok alá a projektre vonatkozó teljesítésigazolást.”

PC: „De a számlaigazolási workflow-ba meg nekem kell a helyes projektkódokat beirogatnom, mert azt már nem írja rá a teljesítésigazolásra.”

PM: „Az Excel tábláimból fél óra alatt tudok naprakész riportot adni a főnökömnek, hogyan áll a projekt az ütemtervéhez és a költségtervéhez képest.”

PC: „Kár, hogy ez a riport a gazdasági igazgatót pont nem érdekli. Ր mindig terv-tény-várható bontásban kéri az adatokat, és a kalkulált költségeket is be kell mutatni, nem csak a kifizetéseket.”

PM: „Olvastam, hogy fontos, hogy le is legyen zárva egy projekt. A projektben részt vett minden munkatárssal elmentünk egy közös projektzáró borozásra. Szerintem szép emlékeik vannak a projektről.”

PC: „Mintha a borozás lenne a projekt vége…. Az aktiválások menedzselése és adminisztrálása az én nyakamba szakadt, nem is beszélve a garanciális munkák költségének követéséről.”

Az integrált projektcontrolling kifejezésben az integrált szó 3 aspektusból is értelmezhető:

1) Az – akár különböző igazgatósághoz tartozó – projektmenedzserek és controllerek egységesen értelmezett és kidolgozott módszertani és tartalmi elemeit használják a projektcontrollingnak.

2)Az igen sokféle célszoftver integrált módon, egymással kommunikálva támogassa mindkettejük munkáját.

3)A módszertani fogások és informatikai eszközök használatát illesszük be, integráljuk a működési folyamatokba.

A következő időszakban 1-1 bejegyzésben részleteiben is kifejtem majd, hogy milyen szempontokat célszerű figyelembe venni, ha Önök is az integrált projektcontrolling irányába szeretnének továbblépni a vállalatuknál.