Ön elégedett volt a vállalati tervezési folyamattal a tavalyi évben? Nem? Akkor végre elhatározta, hogy változtat? Ha erre is nem a válasza, tegye fel magának a következő hét kérdést, hogy megerősödjön cselekvési szándékában!

Értelmetlen megismételni újra és újra egy meddő / eredménytelen tevékenységet annak reményében, hogy majd legközelebb beválik – legalábbis ezt mondják a bölcsek. Ne hagyja hát, hogy ugyanúgy folytatódjon idén is minden, mint tavaly – inkább próbáljon meg elgondolkodni a következő felvetéseken:
1. Ki mozgatja a tervezési folyamatot? A controlling részleg vagy az ügyfelek? Csak egy olyan folyamat szolgálja valóban a stratégia megvalósítását, amely hatásos akciókban csúcsosodik ki. Ezért belátható, hogy nem elég legfontosabb ügyfeleink értékesítési árbevételét felsorolni. A sikeres vállalatok számos réspiac összességeként tekintenek a piacukra, melyek egyenként eltérő hozzáállást kívánnak meg. Ezért a közkedvelt, öntözőkanna elven működő erőforrásallokáció nem megfelelő.
2. Teljesülnek a felsővezetés és a munkatársak elvárásai? Világos üzenetek születnek a tervezési folyamat során a piacok, termékek, vevők és a belső folyamatok vonatkozásában? Illetve – amit sokszor nem gondolunk végig – miről kell majd a jövőben lemondanunk? Itt elsősorban ne a költségekre gondoljunk, hanem az imént említett réspiacokra. Netán a controlling részleg egyébként is elvárja, hogy a szervezet – a formális tervezési folyamat keretein kívül – maga fogalmazza meg, hogy mit kellene tenni? Semmi sem destruktívabb a tervezés során, mint amikor a stratégiai NEM-döntéseket illető felelősséget az operatív szintre tolják… Érjen el többet, kevesebb eszközzel!
3. A tervezési folyamat a különböző szervezeti egységeket csapatmunkára / hálózatos együttműködésre ösztönzi? Vagy inkább egy unalmas, az egyes területek és hierarchiaszintek közötti politikai játszmákról szóló rituálét intézményesít? A tervezési folyamat a stratégiai célokhoz igazított erőforrásallokációt eredményez vagy az csupán egy, a felsővezetés által kötelezővé tett eredménytelen maratoni üléssorozat, mely formális keretben adja áldását kétes kompromisszumokra?
4. „Wow!” Mikor fordult elő utoljára, hogy egy tervezési workshopon csapatának tagjai így kiáltottak fel? A tervezésre is igaz az az állítás, hogy a vezetők bevonását saját „termékeik” szintjén növelni kell ahhoz, hogy ezáltal a vállalati stratégia megvalósítása lendületet vegyen. Ahogy a bölcs emberek mondják: a „Wow!”-élmény előfeltétele annak, hogy a „mit?”, „hol?” és „mennyit?” kérdésekre megalapozott válaszokat kaphassunk anélkül, hogy a csapattagok elveszítenék lelkesedésüket saját feladataikat illetően.
5. Kiépítette a kapcsolatot a rövid-és hosszú távú tervezés között? Vagy ellenkezőleg, nő a szakadék azáltal, hogy külön csapatokkal, külön folyamatokkal és hiányzó kapcsolódási pontokkal folyik a tervezés? A stratégiai tervezés eredményeképp a vállalat felsővezetése világos, alaposan értékelt, valós alternatívákat jelentő opciók közül választhat? Gondoskodott arról a tervezésért felelős részleg, hogy a folyamat zökkenőmentes legyen és így az operatív (büdzsé)tervezés szigorú ütemterve ne sérüljön?
6. Arra ösztönzi Ön cégének vezetőit, hogy a piaci változásokra időben reagáljanak? A tervezés ebben támogatja vagy inkább hátráltatja őket? A célokat és erőforrásokat tervezési ciklusok között is hozzáigazítják a piaci változásokhoz vagy azt a vezetők kreativitására bízzák, akiknek ugyebár tudniuk kellene, hogyan is működik a tervezés? (Ilyen spontán/ hivatalos kereteken kívüli tervezés minden cégnél létezik, azonban egy okos vállalatvezetés becsatornázza ezeket az erőfeszítéseket a hivatalos tervezési folyamatba.)
7. Nincs idő átdolgozni a tervezést és a folyamatokat? Akkor válassza a legkönnyebb utat, és szüntesse meg a már ismert keretek közötti folyamatos ismételgetést! Ne gördülő tervezést használjon, hanem térjen vissza a folyamatoshoz. Mielőtt szervezetét 6-9 hónapos „átfogó” (valójában azt megbénító) tervezési folyamattal terheli, fókuszáljon előzetesen a tervezendő témakörök és a szükséges tervezési mélység kiválasztására. Gondolja át, hogy valóban meg akarja-e ismételni a tavalyi év tapasztalatait. A legszűkösebb kincs – ahogy a bölcsek mondják – nem a pénz, hanem az idő és a figyelem.

Megjelent: Business Intelligence Magazine, 1/2013, 50. oldal, www.bi-magazine.net