A Robotic Process Automation (RPA), azaz a szoftveres folyamatrobotizálás már a jelenünkhöz tartozik egy jó ideje. Mégis számos szervezet küszködik annak megfejtésével, hogyan építsen kiemelkedő minőségű robotokat a lehető leggyorsabban. Ugyanakkor nem szeretnének olyan megbízhatatlan megoldásokat fejleszteni, amelyek távol állnak az üzleti igények megvalósításától.

Nos, igazán lenyűgöző eredményeket lehet elérni  néhány olyan kritikus tényező finomhangolásával, melyek az RPA robotok fejlesztésének minden projektfázisában jelentőséggel bírnak.

Első tényező: Oktatás, tréning és tudás

Az első és talán legfontosabb, hogy olyan csapattal rendelkezzünk, amely jól képzett üzleti elemzőkből és robotfejlesztőkből áll. Olyanokból, akik könnyedén azonosítják az automatizálásra érdemes folyamatokat, illetve a potenciális buktatókat. Továbbá képesek átalakítani a folyamatokat annak érdekében, hogy a legnagyobb hatékonyságú megoldásokat szállíthassák le végül az üzleti oldal számára.

Miközben azon dolgozunk, hogy a legnagyobb hasznot realizáljuk az RPA projektekből, gyakran elfelejtjük, hogy a csapatunknak már az alapvető fontosságú készségeket sem engedtük elsajátítani. Ennek leggyakrabban az a következménye, hogy alacsony minőségű megoldások jelennek meg. Sajnos nem célravezető, ha abból a szempontból közelítjük meg a tréningszükségletet, hogy ’a gyakorlat teszi a mestert’. A robotépítés rendkívül hasonlít a házépítéshez: anélkül, hogy az eszközöket megtanulnánk jól használni, elég nehezen fogunk összerakni olyan robotot, amelyik nem omlik össze – inkább előbb, mint utóbb.

Második tényező: Minőségi tervezés

Tegyük fel, hogy már sikerült elérnünk az első tényező követelményeit, azaz van egy jól képzett, hozzáértő csapatunk. Első lépésként az automatizálandó folyamatokat jobban meg kell érteniük, mint ahogy az az üzleti oldal érti, amely jelenleg azt rendszeresen elvégzi.

Nem csak operatív szintű megértéssel, hanem teljes, átfogó, holisztikus képpel is rendelkezniük kell arról, hogy a folyamat hogyan helyezkedik el a szervezet életében. Milyen folyamatlogisztikai-, és határidő-követelményei vannak a folyamat elvégzésének? Van-e olyan folyamat vagy körülmény a szervezetben, amelytől függ az automatizálandó folyamatunk indítása, illetve milyen folyamatok várnak majd a mi robotunk végeredményére? Továbbá érdemes felmérnünk, hogy javíthatunk-e a folyamatok összehangoltságán.

Fentről szemlélve a folyamatot nem fogjuk látni azokat a lehetőségeket, amelyekkel tovább tudunk javítani a megoldásunk hatékonyságán és minőségén. Így közelebbről is szemügyre kell vennünk a mozzanatokat. Az egyes folyamati lépéseket tökéletesen egyértelműen kell dokumentálnunk. Ez azt jelenti, hogy ha az utcáról behozunk az irodába egy szimpatikus járókelőt, akkor az előállított dokumentum alapján, kérdések feltevése nélkül az elejétől a végéig el kell tudnia végezni az adott folyamatot. Nyilvánvaló, hogy a robotunk sem fog kérdéseket feltenni a végrehajtás közben, és improvizálni sem kezd, ha elakad a megvalósítás során.

A jól dokumentált folyamat már fél győzelem, de szükségünk van egy robottervre is. Ebben azt vizsgáljuk meg, hogy az emberi folyamatot hogyan tudjuk átalakítani robotfolyamatra úgy, hogy annak csak a lényegét ne módosítsuk. Ez az a pont, amikor összeállítjuk a Solution Design dokumentumot, azaz a Robotmegoldás Tervet. Szerencsére ennek elkészítéséhez támpontot is kapunk az egyik RPA eszközöket készítő vállalattól, a Blue Prismtől.

A jól megtervezett megoldás az alábbi követelményeknek kell, hogy megfeleljen a Blue Prism elvek mentén:

1. Összeszedi magát. Biztos, hogy a robotunk legalább egyszer össze fog omlani a futtatása során. Fel kell készítenünk arra, hogy amikor tényleg bekövetkezik a baj, utána vissza tudjon térni pontosan ahhoz a folyamati lépéshez, ahol abbahagyta a tranzakció feldolgozását, és miután a probléma elhárult, sikeresen be tudja fejezni a tevékenységet.
2. Skálázható. Ugyanannak a folyamatnak egyszerre több számítógépen is párhuzamosan futtathatónak kell lennie anélkül, hogy a futtatás során akadályoznák egymást a végrehajtásban. Vagyis nem próbálhatják meg egyszerre módosítani ugyanazt a fájlt vagy feldolgozni ugyanazt a tranzakciót.
3. Komponensei újrahasznosíthatók. Biztosra veszem, hogy ugyanazt a rendszert több folyamatban is használják a szervezetben, ez például egy ERP esetében elkerülhetetlen. A jó hír az, hogy ha a robot komponensei úgy lettek felépítve, hogy azokat más folyamatokban is használni lehessen, akkor idővel a fejlesztési idő csökkenthető azáltal, hogy a korábban lefejlesztett stabil komponenseket újrahasznosítjuk.

Bár a fenti alapkövetelmények teljesen egyértelműnek tűnnek, azokat számos robotmegoldás fejlesztése során nem vették figyelembe. Amennyiben a fenti alapelvek bármelyike is kimaradt a megoldásból, utólag beépíteni a robotokba már rendkívül időigényes.

Harmadik tényező: Gyors és hatékony kommunikáció a fejlesztés során

Ha a professzionális csapatunk a helyén van, és már egy remek tervvel is rendelkezünk arról, hogy hogyan fog elméletben kinézni a robotmegoldásunk, hozzáláthatunk a fejlesztéshez. Függetlenül attól, hogy milyen alaposan terveztünk, előre nem látható bonyodalmak mindig adódnak, amelyeket gondosan meg kell oldanunk. A megoldásokat nem érdemes halogatni, mert közben kifutunk a fejlesztési időből is.

Ez az a pont, amikor tényleg agilisnak kell lennünk, mert gyors és hatékony kommunikációval nagyot tudunk lendíteni a projektjeinken. A problémákat érdemes azonnal jelezni az illetékeseknek. A nehézségek súlyosságától függő gyorsasággal meg kell azokat beszélni, és egy tervet kell kialakítani arra, hogyan oldjuk meg a bonyodalmakat még azelőtt, hogy azok hatással lennének a fejlesztési időre.

Sajnos, az RPA projektek legnagyobb buktatója továbbra is a pontatlan vagy hiányos kommunikáció a projektben résztvevők között, valamint az elhúzódó reakció azokra a problémákra, amelyeket a fejlesztés során nem lehet áthidalni. Így a projektek egyszerűen megrekednek.

Negyedik tényező: A minőségi megoldások minőségi környezetben futnak

Mégis honnan tudhatnánk, hogy minőségi robotot fejlesztettünk-e vagy sem? A legfontosabb mércénk az, hogy rendeltetésszerűen működik-e: pontos, stabil és megbízható. Össze tudja-e szedni magát, ha összeomlik, mert egy eddig soha nem látott rendszerhibával találkozik? Megfelelően kezeli-e a folyamat végrehajtása során azokat a jól behatárolható kivételes tranzakciókat, amelyek emberi feldolgozást, beavatkozást igényelnek?

Ideális esetben ezt az állapotot már a tesztelési fázist követően el tudjuk érni, még mielőtt élesítenénk a robotunkat. A karbantartás és a megoldások felügyelete azonban ugyanolyan fontos minőségbiztosítási szempontból, mint az azt megelőző összes projektfázis. A folyamatos fejlesztéssel és a kisebb hibák javításával elérhető akár a 100%-os megbízhatóság is. Ennek következtében csökken a hibaelemzésekre fordított idő és erőfeszítés.

Természetesen mindez csak egy olyan minőségi rendszerkörnyezetben érhető el, amely gyors reagálást tesz lehetővé a hibaelhárítások során a robotfejlesztők és karbantartók számára. A magas minőség magában foglalja a megfelelő szoftverellátást a teljes infrastruktúrán, a hitelesítő adatok és hozzáférések jól átgondolt tárolását, elosztását és megújítását, illetve az egyszerű hozzáférés biztosítását a karbantartók számára azokhoz a platformokhoz, amelyeken a robotok futtathatók.

A fenti pontokat összefoglalva

Ahhoz, hogy hazai és világviszonylatban is növelni tudjuk a sikeres megvalósítások számát, szükségünk van jó infrastruktúrákra, amelyeken gyorsan elvégezhetők a fejlesztések, jól képzett robotfejlesztőkre és üzleti elemzőkre, akik a mély üzleti szaktudásuknak köszönhetően nem riadnak vissza attól, hogy a felmerülő problémákat a lehető legrövidebb idő alatt oldják meg, és alapos tervekre is, hogy ne a fejlesztések legelejétől kezdjünk el improvizálni.

A négy tényező egyértelműen nem alkot átfogó sikerreceptet, de remélem, hogy hasznosnak találják meglátásaimat a jövőbeli projektjeikhez.

A szerző az IFUA Horváth & Partners vezető tanácsadója

Itt talál információt arról, hogy melyek a robotizált folyamatautomatizálás bevezetésének leggyakoribb gyenge pontjai.